飲食店や美容室などお客様からの入電で予約を受けるという業務をお持ちの業態の方であれば、入電があったにも関わらず、「電話に出れなかった」という経験を一度はされているかと思います。
もしかしたら、その1本の電話が新規顧客だったかもしれません。。。そんなお悩みに「会社のでんわばん」の予約代行オプションがお役立ちいたします。
会社のでんわばん 予約代行オプションとは
「会社のでんわばん 予約代行オプション」では、企業や店舗に代わってオペレーターが電話応対を担い、予約の受付・変更・キャンセルといった手続きの代行を行うサービスです
かかってきた電話を「会社のでんわばん」のコールセンターでお受けします。オペレーターが事前に共有されたマニュアルや資料に基づき、まるで自社のスタッフの一員であるかのように応対致します。
対応を行った内容は、メールやチャットツールなどを通じて報告されるため、手を止めることなく、予約状況を把握できます。
予約代行オプションのメリット
顧客満足度があがる
施術中やヒアリング中、来客応対中に何度も電話が鳴ってしまうと、患者さんやお客様はもちろん、従業員もなかなか集中できません。
しかし、予約受付代行サービスを利用することで、受電対応はすべてプロのオペレーターに任せることができますので、従業員は電話を気にすることなく、目の前の患者さんやお客様にしっかりと向き合うことができます。
また、架電者側も「なかなか電話に出ないな…」などという不満が発生することなく、しっかりと予約や受付を行ってもらえるため、満足度が向上します。
業務効率があがる
予約や受付の電話対応は確認すべき項目が多いため、対応に時間がかかると言われています。
しかし、予約代行オプションを利用することで、電話での予約や受付業務にかかっていた時間をすべて他の業務に充てることができるため、「電話対応に時間をとられて思ったように仕事ができない」という悩みを解決することができ業務効率の向上につながります
機会損失を防ぐ
施術中や診察中、来客対応中で手が離せない状況であったり、不在時や外出中であったりという理由で、電話が鳴った時にスタッフがすぐに受電できるとは限りません。
しかし、その1本の電話が新規顧客だった可能性は大いにありえます。
初めて電話した店舗が電話に出てくれない…たったそれだけでも、顧客は別の店舗を探してしまうのです。
予約代行オプションを利用すれば、確実にオペレーターが受電対応を行うため、新規顧客獲得の機会損失を防ぐことにつながります。
採用・教育コストなど人件費削減
予約応対のために人員を増員した場合、人件費だけでなく、採用にかかる費用、また採用後の教育費といったものも発生いたします。そのため増員をすぐに行うことが難しい場合がございます。予約代行オプションでは経験豊富なオペレーターが対応致しますため、予約代行オプションを利用することで、これら人件費に関する課題が解消されます。
業種別の活用例
飲食店
飲食店、特に予約が売上に直結する店舗では、ランチやディナーのピークタイムに予約電話が集中する傾向にあります。この時間帯に、いかに多くの電話を確実に取りこぼさず処理できるかが重要です。
予約代行オプションを利用することにより、ピークタイムでの予約電話の取りこぼし解消にお役立ちします
美容室・ネイルサロン・エステサロン
施術中は手が離せず電話に出られないことが多いため、予約代行オプションによる予約受付が非常に有効です。お客様の希望日時や施術内容を正確にヒアリングし、スタッフ間でスムーズに共有できます。
→ ダブルブッキング防止や、サービスの質の維持に役立ちます。
整体院・接骨院・鍼灸院
施術中の電話対応は集中を妨げる原因に。初診・再診の予約受付やキャンセル・変更の連絡などを予約代行オプションが対応を行います。
→ 施術に集中できる環境を確保し、顧客対応の抜け漏れも防止できます。
スクール・教室（英会話、ピアノ、各種習い事）
体験レッスンの申込みや日時変更などの受付を予約代行オプションで行います
→ 講師の方はレッスンに集中でき、保護者や生徒からの問い合わせも丁寧に対応できます。
→ 結果として、安心感のある教室運営が可能になります。
Point !
上記業態以外にも、受付の電話対応のたびに施術や作業の手を止める必要があり業務の流れが途切れてしまっている方や、少人数で運営しており受付専任のスタッフを配置する余裕がない方、現場の集中力を保ちながら、受付品質も向上させたい方などに最適なサービスとなっております。
予約の取りこぼしがなくなり、機会損失の削減・顧客満足度の向上が見込めます
予約代行オプション サービス内容
■ 予約希望日のヒアリング
■ 空き状況の確認
■ メニューのご案内（事前に資料をいただいたきご案内）
■ 料金のご案内（事前に資料をいただきご案内）
■ 予約の変更・キャンセル
■ キャンセル時の規定・キャンセル料金のご説明
■ 道案内
■ その他（忘れ物確認・営業TELなど）
※上記以外のご要望に関しては内容に応じて料金が発生します。
システム入力も対応可能
さらにオプション対応として、すでに予約システムをお持ちであればそのまま運用可能。空き状況を確認し、予約確定まで対応します。予約の変更・キャンセルもシステム入力で対応可能です。
また、予約以外のシステム入力も行える場合がございますのでご相談ください。
(※内容によっては別途料金が発生する場合がございます)
①受電
②システム入力
③予約完了
ご相談ください
弊社ラピッドテレコムでは、この予約代行オプションだけでなく「会社のでんわばん」や連携するクラウドPBXの運用設計や設定などもトータルでサポートが可能です。
是非、お客様で行いたい業務運用に合わせてご提案させて頂きます。
相談は無料で行っておりますので是非、お客様お気軽にご相談ください。
■お問い合わせ
まずはお気軽にご相談ください。
＜電話 0800-170-5555 (通話料無料)＞
「会社のでんわばん」についてはこちらで詳細をご確認ください
「会社のでんわばん」にご興味がある方は是非、お問い合わせください。お問い合わせフォームはこちら
会社のでんわばんと連携、MOT/TELについてはこちらに詳細がございます
