「会社のでんわばん」とIVR(自動音声応答機能)を組み合わせ、電話の用件に応じてSMS案内・自社受電・電話代行へ振り分け。電話業務の効率化と電話代行費用の最適化が行える方法をご紹介いたします。
電話の用件に合わせて、自動案内・社内対応・電話代行へ振り分け
会社のでんわばん、クラウドタイプのIP-PBXの機能であるIVR機能とを組み合わせ、入電してくる電話を振り分け、適切な対応をとる環境の構築が可能です。(※クラウドPBXのプランによりオプション契約が必要になります)
■電話の着信時に自動音声で用件を案内
電話をかけてきた方が選択した番号に応じて、SMS送信、社内の電話機への着信、会社のでんわばんへの転送などに振り分けます。
■SMS送信
Webサイト・FAQ・お問い合わせフォームなどのURLをSMSで自動送信。
電話での説明を減らし、お客様自身で情報を確認できるようにします。
■自社の電話機へ振り分け
社内で対応すべき電話は自社の担当者や部署へ転送。
お客様への直接対応が必要な電話は、自社で受けられる運用にします。
■会社のでんわばんへ転送
受付を任せたい電話は、会社のでんわばんへ転送を行います。
オペレーターが用件を伺い、取次ぎを行ったり、受付内容を社内へ報告を致します。
IVRと電話代行を同時に利用するメリット
■有人対応件数の削減
Webで案内できる問い合わせ等はSMSへ誘導することにより、社員が電話に出たり、同じ内容を繰り返し説明したりする手間を減らすことにつながります。
■社内対応も継続できる
社内での対応が必要な電話は担当者へ、受付を任せたい電話は電話代行へ。
用件に応じた振り分けで電話対応を効率化します。
■会社のでんわばんのコストを最適化
SMS案内などで完結できる電話を振り分け、会社のでんわばんのオペレーターが対応する電話を必要なものに絞ることで、電話代行を行う会社のでんわばんの利用を効率化します。
このように、会社のでんわばんとIVR機能を活用することで、効率的な入電対応をおこなうことで応対品質の向上、コスト最適化などが期待できます。是非、活用をご検討ください。
また、先にご紹介いたしました、スケジュール機能を加えての運用も可能です。
弊社ではお客様の業務環境に合わせたIVR機能を含めたIP-PBXの運用設計や設定などもご相談いただけます。よりきめ細かい応対によりお客様の顧客満足度向上に貢献できればと思いますので、お気軽にご相談ください。ご相談は無料です。
■お問い合わせ
まずはお気軽にご相談ください。
＜電話 0800-170-5555 (通話料無料)＞
「会社のでんわばん」についてはこちらで詳細をご確認ください
「会社のでんわばん」にご興味がある方は是非、お問い合わせくださいお問い合わせフォームはこちら
会社のでんわばんと連携、MOT/TELについてはこちらに詳細がございます
