■ネットワーク機器の寿命とコストについて
最新式のIP電話機器やサーバー、ルーターなどを用いて最新の機器構成を組む際は、経済性を比較する上で「機器の寿命」を考慮することが非常に重要です。一般的なネットワーク機器の寿命は、思いのほか短いのが現状です。
また、モバイルセントレックスなどの携帯端末でシステムを構成する場合、バッテリー交換にかかる経費や、端末の落下・紛失に伴う費用も決して無視できません。
従来のレガシービジネスホンの信頼性は、「10年間にわずか1時間」程度しかシステムダウンしないと言われるほど高いものです。これに対し、LAN/WAN機器のダウン時間は「1年間に約2週間」にも及ぶと言われています。
レガシービジネスホンの法定耐用年数は6年と定められています。そのため、「残りの耐用年数が少ないからおすすめできない」と説明する業者様もいらっしゃいますが、実際のレガシービジネスホンは非常に長持ちします。これは、ビジネスホンの施工や設置に携わったことのある方であれば、誰もが知っている事実です。
これほど長持ちする理由は、ビジネスホンという製品がすべて同一メーカーの部品で構成され、独自のプログラムによって非常に高い完成度で作られているからです。パソコンのようにパーツ同士の相性に悩まされることもなく、製品としての仕組みそのものがまったく異なります。
■新サービスの導入と既存設備の活用
近年、IP電話サービスをはじめとする多様な新サービスが登場したことで、困惑されるお客様も多くいらっしゃいます。しかし、こうした新サービスを利用するために、必ずしも最新の機器へ買い替える必要はありません。
IP電話や携帯向け通話割引などを提供する通信事業者は、できるだけ多くのお客様にサービスをご利用いただきたいと考えています。しかし、最新のビジネスホンでしか使えないとなると、導入にあたってお客様に多額の費用負担が発生してしまいます。そのため、通信事業者は既存の設備のまま気軽に導入できるよう、専用のアダプターなどを提供しているのです。
かつてNTTがINS64（ISDN）サービスを開始した際も、対応する最新ビジネスホンと同時に「ターミナルアダプター」が提供され、既存の設備のままサービスを利用することができました。
では、「最新機種を導入する場合」と「既存設備にアダプターを取り付けて利用する場合」の違いは何でしょうか。それは、各サービスに存在する制限事項を、お客様（エンドユーザー）側で意識して運用する必要があるかどうかという点です。
具体例をいくつか挙げてみましょう。
- IP電話でフリーダイヤルへ発信するケース
IP電話からはフリーダイヤルへ接続できません。最新機種の場合、相手がフリーダイヤルの場合は自動的に収容している通常のNTT回線へ切り替えて発信してくれます。 - 携帯向け通話割引サービスを利用するケース
通常は相手の携帯番号の頭に特定番号（NTTコミュニケーションズであれば「0033」など）を付加して発信する必要がありますが、最新機種ではこの付加作業が自動で行われます。
ここで最も重要なポイントは、「この利便性の違いに対して、どれだけの価格差があるのか」という点です。
もし価格差が数％程度であれば、最新機種を選ぶお客様が多いでしょう。しかし実際には、数倍から数十倍もの価格差が存在します。
こうした正確な情報があれば、「できるだけ費用を抑えて導入し、フリーダイヤルにかける際だけNTT回線を選ぶ」「携帯へ発信する際はあらかじめ短縮ダイヤルに特定番号を登録しておく」といった工夫をしながら、賢く活用されるお客様がほとんどではないでしょうか。
■中古ビジネスホンのメンテナンスについて
販売側（他社様）の主張として、「古い製品はメーカーの部品供給が終了するため、将来的にメンテナンス対応ができなくなる」といった説明がよくなされます。
しかし、これは車に例えると分かりやすいかもしれません。多少年式の古い車であっても、メーカーに部品の在庫がなくなったからといって修理できないわけではなく、適切に対応してくれる整備業者は数多く存在します。
つまりビジネスホンの場合も同様で、販売業者側が「古い機種のサポートは行わない」と自ら限定してしまっているのが実情です。
当社が提供する「レンビジ」では、ご契約期間中の機種につきましては、しっかりとメンテナンス対応ができるよう交換・修理用の商品をあらかじめ確保・ご用意しております。どうぞ安心してご利用ください。
■失敗しない！ビジネスホン構成決定のポイント
ビジネスホンの導入や入れ替えにおいて、最適なシステム構成を組むためにはいくつかの重要な検討ポイントがございます。
当社担当者にご相談いただければ、お客様の利用環境や課題に合わせた「失敗のない構成」をご提案いたします。
1. 通話数と電話機の基本設計
- 将来的な拡張性の確認
現在の設置場所のままで「最高で何通話・何台まで必要か」を算出し、その拡張にまで対応できる主装置（電話交換機）を選定します。 - 電話機のボタン割り当て
想定される通話数に合わせて、外線ボタン等を割り付けられる電話機を選定します。 - 同時通話数の想定
同時に利用する最大の通話数を算出します。 - 発着信の切り分け
想定する通話数のうち、着信用と発信用を分けて考える必要があるかを検討します。
2. 通信コストの最適化
- 高額な通話料への対策
通話料金の発生予測が高額になる場合は、IP電話サービスや直収電話サービスの導入を検討します。 - 携帯電話宛通話の削減
携帯宛ての通信費が高額になる懸念がある場合は、携帯宛発信時割引サービスの利用を検討します。 - 契約回線種別の選定
将来的に利用したい通信サービスとの兼ね合いを考慮して回線契約を選びます。 - インターネット環境との統合
FAX回線などとインターネット接続環境を兼ねられないかを検討します。 - 回線コストの節約
ダイヤルインサービスやiナンバーなどを活用し、契約回線数を抑えて節約を図ります。
3. 外線転送・コードレスの活用
- 外線転送時の着信履歴表示
携帯電話等へ転送した際、転送先の画面に「発信者の電話番号」と「転送元の電話番号」のどちらを表示させるのが業務上便利かを検討します。 - コードレス電話機の導入
電波を飛ばしたい距離や設置場所に応じて適切なタイプを選びます。 - 構内移動への対応
フロアを移動しながら利用したい場合は、デジタルコードレス（構内PHS）の利用を検討します。 - 端末構成
全体の電話機台数のうち、コードレス端末を何台組み込むかを決めます。
4. 着信・留守番電話・FAXの運用
- 着信音の鳴り分け
回線や部署ごとに着信場所や着信音を分けるか検討します。 - 留守番電話機能の追加
ビジネスホンは標準状態では留守番電話機能がついていないことが多いため、必要に応じて追加機能を検討します。 - FAX回線のビジネスホン収容
FAX回線をビジネスホンに収容すると、着信音やランプで利用状況を把握できます。【ポイント】 FAX回線を収容しておくと、電話機にかかってきた「間違いFAX」も応答後にFAX機へ転送可能です。相手の再送信を待つことなく、スムーズにFAX受信が行えます。 - ナンバーディスプレイの契約有無
- INS直収ユニット利用の場合： 相手がデジタル発信で番号通知を行っていれば、NTTのナンバーディスプレイ契約をしなくても番号が表示されます。
- アナログ回線やIP電話の場合： 相手の番号を表示させるにはNTTとのナンバーディスプレイ契約（法人用：月額1,800円程度追加）が必要です。
5. 高度な便利機能・オプション
- ボイスメール機能
内線端末ごとに音声メッセージボックスを設け、通話録音や伝言録音を活用するか検討します。 - 増設スピーカー・増設ベル
騒音の大きな場所や広い構内向けに設置するかを検討します。 - 構内放送装置との連携
ビジネスホンと構内放送装置を接続し、構内呼び出しやアナウンス機能を利用するかを検討します。 - 外部保留音源の活用
保留音を独自の音楽や、自社のコマーシャルメッセージ（CM）に変更するかを検討します。 - 外線通話モニター
通話内容を他の電話機から（相手に気づかれずに）モニター確認する機能を利用するか検討します。 - 短縮ダイヤル・ワンタッチ登録
弊社にて登録設定を行うか（有料）、お客様ご自身で設定を行うか（無料）を選べます。 - テナント（部署）分け機能
部署ごとに外線利用を完全に分けつつ、内線通話のみ相互に行えるよう設定するか検討します。 - ドアホン連携・TVドアホン
ビジネスホン対応のドアホンを導入すれば、オフィスの全電話機で来客応対が可能になります。必要に応じてTVモニター付きタイプも検討します。 - 単独電話機の収容
市販のお好みの電話機（家庭用など）をビジネスホンシステムに組み込んで利用するか検討します。 - 自動音声応答機能（IVR）
「ただいま電話が混み合っております…」などの自動アナウンス機能を導入するか検討します。 - CTIシステムの連携
電話着信時に、パソコン画面へ着信相手の顧客情報を自動ポップアップ表示させるシステムを導入するか検討します。
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